En ISO 9001-revision handlar inte om att “sätta dit” företaget, utan om att säkerställa att kvalitetsledningssystemet fungerar som tänkt och skapar verklig nytta. Trots det uppstår ofta återkommande avvikelser som visar var många företag har svårt att leva upp till kraven särskilt vid första certifieringen.
Här är de 8 vanliga avvikelserna vid ISO 9001-revisioner.
- Det saknas övergripande struktur och en röd tråd
Företaget har öar med dokument för att svara direkt mot respektive paragraf i standarden. Det finns ingen röd tråd genom arbetet. Lösning är att mer tänka igenom var företaget är idag, var man vill och planen för komma dit man vill (tex genom relevanta rutiner för effektivisera arbetet eller uppföljning av nyckeltal för att veta att man är på rätt väg) - Otydliga mål, handlingsplaner och uppföljning av målen
Målen är inte mätbara. Det finns ingen plan för vad som ska göras för nå målen. Det finns ingen löpande uppföljning kring målen. Man har satt något mål och så får man i bästa fall i slutet av året se vad som har hänt. Målen i ISO ska vara mätbara och vara i stöd i något man vill ska bli bättre. Är då målen relevanta så kommer de också bli engagerande. - Avvikelsehantering
Inga registrerade avvikelser betyder inte att man är bra. Det betyder förmodligen att avvikelserapporteringen inte funkar. Tanken med avvikelsehantering i ISO är att naturligtvis ska felet/problemet åtgärdas direkt (som många gör idag). Man sätter på ett plåster. Men det viktiga kommer sen att man ska hitta grundorsaken till problemet och också åtgärda den. Syftet är att så effektivt som möjligt se till att inte göra samma fel flera gångar. - Internrevisionen är bristfällig
Revisionen görs ibland för sent, för ytligt eller utan objektivitet. - Ledningens genomgång saknar helhetsperspektiv
Mötet genomförs, men utan att ta upp risker, mål eller kundnöjdhet. - Risker och möjligheter hanteras inte systematiskt
Företag nämner risker men saknar strukturerad bedömning och uppföljning. - Otillräcklig hantering av kundklagomål
Kundfeedback samlas in men analyseras inte eller leder inte till åtgärder.
Se klagomål som gratis förbättringsidéer inte problem. - Bristande kompetens- och utbildningsplan
Det finns ingen tydlig uppföljning av vilka kompetenser som krävs och hur de säkerställs.
Tips: Använd en enkel kompetensmatris som hålls uppdaterad vid förändringar.