Att förbereda sig inför en ISO-revision kan vara en utmanande uppgift. Här är en enkel checklista med punkter som behöver säkerställas inför en ISO-revision inom ISO 9001 och ISO 14001 för att hjälpa ditt företag att vara redo och säkerställa efterlevnad av standarderna.
Affärsplan, inklusive vision
- Beskrivning: Ha en tydlig affärsplan som inkluderar företagets vision och strategiska mål. Detta ger en grundläggande riktning för alla ISO-relaterade aktiviteter.
Vad är viktigt
- Processkarta:
- Beskrivning: Skapa en processkarta som beskriver hur ni arbetar, inklusive vad som är viktigt i respektive moment. Detta hjälper till att visualisera arbetsflöden och identifiera förbättringsområden.
- Intressentanalys:
- Beskrivning: Lista personer och verksamheter som ni påverkar samt de som påverkar er. Detta hjälper till att förstå intressenternas behov och förväntningar.
- SWOT-analys:
- Beskrivning: Analysera nuvarande interna styrkor och svagheter, samt framtida externa möjligheter och hot. Prioritera de viktigaste områdena för att fokusera era ansträngningar effektivt.
- Miljöaspekter:
- Beskrivning: Analysera hur företaget påverkar miljön, inklusive hela värdekedjan och onormala händelser som brand eller utsläpp.
- Risker och möjligheter:
- Beskrivning: Genomför en djupare analys av de största riskerna och möjligheterna, inklusive kvalitet, miljö och klimatförändringar i hela värdekedjan.
- Lagar och andra krav:
- Beskrivning: Skapa en laglista och beskriv hur respektive lag följs. Utför regelbunden lagefterlevnadskontroll för att säkerställa att alla krav uppfylls.
Vart vill ni
- Kvalitet och miljöpolicy:
- Beskrivning: Utveckla och kommunicera en tydlig kvalitet och miljöpolicy som är anpassad till företagets affärsplan och vision.
- Mål:
- Beskrivning: Sätt relevanta mål för att nå nöjdare kunder och minska miljöpåverkan. Målen ska vara kopplade till affärsplanen och visionen samt kommuniceras till alla anställda. Skapa handlingsplaner för att nå målen.
Hur kommer ni dit ni vill
- Rutiner:
- Beskrivning: Etablera relevanta rutiner för kundnöjdhet, miljöpåverkan, avvikelser, kemikaliehantering, avfall, inköp, leverantörer, nödlägen, medarbetare, internrevisioner, kommunikation, nya kunder, och andra viktiga områden.
- Organisation:
- Beskrivning: Definiera uppgiftsfördelning och befattningsbeskrivningar för att säkerställa att alla vet sina roller och ansvarsområden.
Var är ni
- Kundundersökningar:
- Beskrivning: Genomför regelbundna kundundersökningar för att samla in feedback och identifiera förbättringsområden.
- Leverantörsbedömningar:
- Beskrivning: Utvärdera era leverantörer för att säkerställa att de uppfyller era kvalitets- och miljökrav.
- Medarbetare:
- Beskrivning: Bedöm och utveckla medarbetarnas kompetens för att stödja ISO-arbetet.
- Utrustning:
- Beskrivning: Kontrollera och underhåll all relevant utrustning för att säkerställa att den fungerar korrekt.
- Internrevision:
- Beskrivning: Utför internrevisioner för att säkerställa att ISO-arbetet fungerar och att företaget lever upp till kraven i standarderna och egna rutiner.
- Ledningens genomgång:
- Beskrivning: Genomför regelbundna ledningsgenomgångar för att granska kundnöjdhet, miljöpåverkan, avvikelser och besluta om nödvändiga förändringar.
Övrigt
- Andra externa granskningar:
- Beskrivning: Samla dokumentation från andra relevanta externa granskningar, såsom arbetsmiljöverket och miljökontoret.
- Relevanta tillstånd och intyg:
- Beskrivning: Samla alla relevanta tillstånd och intyg för företaget och dess leverantörer, som exempelvis transport av farligt avfall och batterier.
- Beskrivning av verksamhetssystemet:
- Beskrivning: Dokumentera vilka standarder och vilka delar av företaget som ingår i verksamhetssystemet.
- Årshjul:
- Beskrivning: Skapa ett årshjul för att planera och följa upp alla aktiviteter relaterade till ISO-arbetet.
Sammanfattning
Att förbereda sig inför en ISO-revision kräver noggrann planering och genomförande. Genom att följa denna checklista kan ditt företag säkerställa att alla nödvändiga aspekter täcks och att ni är väl förberedda för revisionen. Genom att ha en tydlig affärsplan, definiera mål och processer, involvera medarbetarna och genomföra regelbundna uppföljningar kan ni stärka ert ISO-arbete och uppnå långsiktiga förbättringar och framgångar.