Är ert företag för litet för ISO?

Kan små företag bli redo för ISO-certifiering?

Ja. Storleken på företaget spelar ingen roll. Ett enmansföretag kan förbereda sig för ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 eller ISO 27001 på samma sätt som ett företag med 500 anställda.

Standarderna säger uttryckligen att ledningssystemet ska anpassas efter företagets:

• storlek och antal anställda
• typ av produkter och tjänster
• krav från kunder, ägare och myndigheter
• miljöpåverkan (vid ISO 14001)
• arbetsmiljörisker (vid ISO 45001)
• informationssäkerhetsrisker (vid ISO 27001)

Det betyder att ett litet företag inte ska kopiera ett stort företags system. Det ska bygga ett system som matchar den egna verksamheten.

Hur blir man ISO-certifierad?

ISOcertifering.nu hjälper er hela vägen fram till att ni är redo för certifiering. Själva certifikatet utfärdas av ett oberoende, ackrediterat certifieringsorgan, inte av oss.

Vägen till att vara redo ser ungefär likadan ut oavsett storlek:

1. Kartlägg nuläget. En GAP-analys visar vad ni redan har på plats och vad som behöver tas fram. Många små företag har mer än de tror. Det handlar ofta om att sätta ord på arbetet.
2. Bygg ledningssystemet. Rutiner, processer och dokumentation som speglar hur ni faktiskt arbetar. Inte hur ni tycker att ett ”ISO-företag” borde arbeta. Stödord, inte romaner är bra ledord.
3. Förankra hos personalen. Alla medarbetare ska känna till policy, mål, avvikelsehantering och de rutiner som rör deras arbete.
4. Genomför internrevision. Egen granskning att företaget lever upp till ISO-kraven. Där hjälper vi gärna till. Tanken är hitta de grövsta felen så inte revisorn behöver ”vända i dörren”.
5. Håll ledningens genomgång. Ledningen följer upp arbetet, analyserar resultat och beslutar om åtgärder.

När det är gjort är ni redo att boka certifieringsrevision. Revisionen sker i två steg: en granskning av dokumentationen och en granskning av det dagliga arbetet. Avvikelser från revisionen åtgärdas innan certifikatet utfärdas.

Vad är skillnaden mellan små och stora företag?

Processen är densamma. Det som skiljer är omfattningen:

• Mindre dokumentation. För ett litet företag krävs mindre dokumentation för att alla ska jobba på ”rätt” sätt.
• Mindre utbildningsinsats. Färre medarbetare att introducera.
• Färre revisionstimmar. Certifieringsorganets pris styrs av antalet anställda och verksamhetens komplexitet.

Kort sagt: att förbereda ett litet företag för ISO-certifiering är snabbare och billigare än att förbereda ett stort.

Vanliga misstag

Tre fallgropar vi ser om och om igen:

• Ni beskriver hur ni vill arbeta i stället för hur ni faktiskt arbetar. Då blir certifieringsrevisionen full av avvikelser, eftersom revisorn ser att rutinerna inte följs.
• Arbetet får ingen deadline. Boka certifieringsrevisionen tidigt. Då blir tidsplanen skarp och projektet prioriterat.
• Ni gör det för krångligt. Ett litet företag ska ha ett litet system. Fokusera på det som är viktigt på riktigt. 

Varför certifiera ett litet företag?

• Hygienfaktor i offentliga upphandlingar. Många upphandlingar kräver ett certifierat ledningssystem som skall-krav eller ger poäng för det.
• Större kunder kräver det. Att vara underleverantör till ett certifierat företag förutsätter ofta att ni själva ligger på samma nivå.
• Internationell gångbarhet. ISO-standarderna är globala. Samma certifikat fungerar i Sverige som i Tyskland eller USA.
• Strukturkapital för tillväxt. När rutinerna finns nedskrivna blir det enklare att anställa, växa och överlämna ansvar.
• Tydlighet internt. Alla vet vad som gäller — utan att någon behöver gissa.

Vilket är det minsta företag vi har förberett?

Enmansföretag. Det finns ingen nedre gräns för hur litet ett företag kan vara för att förbereda sig för en ISO-certifiering. De flesta av de förtag vi hjälper är mellan 5 och 50 anställda.